繰り返し作業を自動化したいけれど、プログラミングの知識がなくて踏み出せない――そんな人にとって今や頼りになるのがChatGPTです。2025年現在では日本語で指示を出すだけで、Excelやドキュメント作成、議事録まとめなど日々の業務を驚くほど効率化できます。本記事では代表的な4つの自動化例と、効果的なプロンプトの書き方を紹介します。

ChatGPTが得意とする自動化タスク

Excel関数の自動生成

「A列が費目、B列が金額」という表から「交通費の合計を求める関数を教えて」とChatGPTに尋ねると、=SUMIF(A:A,"交通費",B:B) のような具体的な式を提案してくれます。これは、求めたい内容を文章で伝えるだけで適切なExcel関数が得られるという仕組みです。入力方法はシンプルで、「四半期ごとの売上成長率を計算したい」と伝えると、対応する数式を提示してくれると解説されていますdatarails.com。初心者でも式の意味や引数の順番を確認しながら使えるので安心です。

表の自動生成

「1週間の作業予定を表にしてほしい」と指示すると、日付・タスク・担当者などを列にした表を自動生成してくれます。生成された表はMarkdownやExcelにコピーしてそのまま利用できるので、週次レポート作成やタスク管理を手軽に始められます。

会議や商談の議事録要約

録音データの文字起こしをChatGPTに入力すると、議題ごとに概要や決定事項、次回アクションを整理した議事録を作成できます。例えば次のような流れで依頼すると効果的です。

1. 会議を録音し、音声をテキストに変換する。
2. 議題や参加者、日付などの情報とともに文字起こしをChatGPTに入力する。
3. 「概要・決定事項・次回行動」の3区分でまとめるよう指示し、必要に応じて「決定事項だけ抽出」や「1分以内で要約」などのカスタマイズを加える。

議事録には以下のような項目を含めると、読み手にとって分かりやすい構造になります。

項目	内容例	ポイント
会議名	月度営業会議	目的や種類を明記
日時	2025/08/01 14:00–15:00	時間帯も記載
参加者	山田、佐藤、田中	フルネーム推奨
議題	新商品の発売計画	複数ある場合は番号
決定事項	販売開始日を9月1日に設定	箇条書きで簡潔
次回行動	広報部がプレスリリースを作成	担当者と期限を明記

メールテンプレートの生成

見積もり依頼やお礼、クレーム対応などフォーマルなメールを書くのに時間がかかる人も多いでしょう。ChatGPTなら、状況や相手の役職などを入力するだけで丁寧なメール文を生成してくれます。口調（丁寧・カジュアル）や長さ、依頼内容の強調点を指定することでさまざまなシーンに対応した文章が得られます。

良いプロンプトを書くためのポイント

ChatGPTの出力品質は、こちらが与えるプロンプトの精度に大きく左右されます。以下のポイントを意識して曖昧な表現を避け、文脈や目的を明確にしましょう。

観点	ポイント	例
目的の明確化	どんな成果物を求めているのかを書く	「議事録の要約を3行でまとめて」
必要な情報提供	対象データや前提条件を具体的に伝える	「A列が費目、B列が金額の表」
スタイル指定	トーンや形式、長さを指定	「フォーマルなビジネスメールにして」
例示の活用	簡単な例を添えて期待値を共有	「決定事項を箇条書きで出力」
手順・条件指示	操作手順や優先順序を指定	「概要→決定事項→次回行動の順にまとめて」

これらは生成AIの専門サイトでも推奨されている基本事項で、コンテキストや目的を具体的に伝えることが重要だと説明されています。

まとめ

ChatGPTはプログラミング不要で多くの事務作業を自動化できます。Excel関数の生成、表の作成、議事録の整理、メールテンプレートの作成など、これまで時間がかかっていた作業が瞬時に片付きます。適切なプロンプトを用意し、必要な情報や望むスタイルを具体的に伝えれば、AIを仕事の頼れる相棒にできます。まずは簡単なタスクから試して、業務効率化の効果を実感してみましょう。